O que você ainda não sabe sobre Aprovações no Teams

Nunca foi tão fácil solicitar uma aprovação. 😊

Obter a aprovação de seus itens de trabalho é uma parte essencial de quase todo fluxo de trabalho. A aprovação pode ser um reconhecimento por escrito de seu gerente, uma autorização formal de um grupo diversificado de partes interessadas ou uma assinatura oficial de um cliente. Independentemente do tipo de aprovação necessária, pode ser difícil rastrear e gerenciar as solicitações quando muitos sistemas e pessoas estão envolvidos e muitas vezes leva a atrasos desnecessários.

As aprovações no Microsoft Teams permitem que todos, desde os funcionários da linha de frente até os funcionários da sede corporativa, criem, gerenciem e compartilhem aprovações diretamente das equipes.
 

Crie uma solicitação de aprovação com uma assinatura eletrônica

Pode haver momentos em que você precise de um atestado mais formal e exija as assinaturas dos aprovadores. Agora, parceiros importantes como Adobe Sign, DocuSign e outros fornecedores terceirizados permitem que você crie uma aprovação de assinatura eletrônica nativamente dentro do aplicativo Approval. Com esse novo recurso, os aprovadores podem adicionar sua assinatura sem sair do Teams, permitindo um processo de aprovação mais rápido e eficiente. Depois que o processo de aprovação é concluído, as informações são armazenadas em Equipes e você pode acessar facilmente o registro de aprovação e visualizar as assinaturas eletrônicas.

Para solicitar a assinatura eletrônica do aprovador, escolha eSign como seu tipo de solicitação. Em seguida, escolha seu provedor de assinatura eletrônica, selecione o arquivo que precisa ser assinado e inclua os detalhes adicionais necessários. Depois de enviados, os signatários internos recebem uma notificação por meio do Teams e um e-mail solicitando sua assinatura. Se o signatário for externo à organização, ele será notificado com um e-mail, no qual poderá revisar facilmente os detalhes e assinar. As aprovações acompanharão toda a trilha de auditoria diretamente no contexto das equipes, para que você possa acompanhar quem já assinou a aprovação e quando ela foi assinada. Este recurso começará a ser lançado no final de abril.
 

Criar um modelo de aprovação

Para agilizar os fluxos de trabalho, os novos modelos prontos para uso fornecem uma estrutura repetível para aprovações comuns, como preencher relatórios de despesas ou solicitar horas extras. Os administradores e proprietários de equipe podem usá-los como estão, personalizar ou criar novos modelos para suas organizações e equipes.

Administradores de equipes e proprietários de equipes também podem criar modelos de aprovação clicando em gerenciamento de modelos no menu flutuante e seguindo as instruções. Insira o nome do seu modelo, selecione os aprovadores, adicione os campos de formulário necessários e as configurações do fluxo de trabalho. Quando terminar, clique em publicar.

Depois de criar seu primeiro modelo organizacional, ele criará uma nova equipe de administração. A partir daí, você pode adicionar outros administradores que podem gerenciar os modelos organizacionais, direto do aplicativo Approvals.
 

Crie uma solicitação de aprovação com modelos


Aproveite os modelos que seu administrador ou proprietário de equipe habilitou para você e torne mais fácil criar uma solicitação de aprovação. Use o formulário estruturado para inserir todas as informações necessárias e eliminar idas e vindas de dados ausentes para uma aprovação mais rápida.



 

Novos recursos de anexo


O hub de aprovação permite anexar arquivos diretamente do OneDrive e do SharePoint, bem como anexar um link genérico para conteúdo hospedado fora do Microsoft 365. Isso garantirá que sua aprovação esteja conectada à versão mais recente do arquivo, refletindo qualquer alterar. Este recurso já está disponível.



 

Suporte a Markdown


Também estamos adicionando suporte total a Markdown nos cartões adaptáveis ​​e na visualização de detalhes, para que você possa garantir que todas as suas aprovações sejam formatadas corretamente para todos os seus processos de aprovação. Este recurso já está disponível.


 

Aprovar ou rejeitar uma solicitação de aprovação em linha


Os cartões adaptativos baseados na função de aprovações permitem que você responda rapidamente a uma solicitação de aprovação diretamente do chat ou canal, sem ter que ver os detalhes. Se você não tiver permissão para responder à solicitação, não verá os botões "Aprovar" ou "Rejeitar" no cartão. Este recurso já está disponível.

Que tal criar uma aprovação agora?


Fonte: Comunidade de Tecnologia Microsoft